Documentos colaborativos entre Word y Writer

Los informes de estado del personal del área son realizados con Word ® por la secretaria del gerente de personal cada mes. El informe va al consultor externo que le hace las correcciones y agregados de notas al margen desde su OpenOffice.org Writer. Este le envía el informe al gerente de personal para que éste último pueda aprobar las correcciones hechas (o no), revise las recomendaciones de las notas al margen y finalmente eleve al directorio el documento final. Desde su Word ®.

Este escenario es común a muchos procesos que se dan todo el tiempo en empresas de todo tipo y tamaño. Lo que resulta novedoso es que el consultor externo que allí figura utilice OpenOffice.org en el medio y todo se pueda realizar sin problemas (incluso sin que ni el primer, ni el último usuario se enteren alguna veces).

Sorprendente para aquellos que no conocen las características de OpenOffice.org.

Pero resulta que gracias a las características renovadas de OpenOffice.org, esto es más que posible. Y le permitió al consultor externo del ejemplo ahorrarse más de 200 dólares por cada estación de trabajo.

¿Por qué usar notas al margen?

Las notas al margen, son el equivalente a las notitas autoadhesivas que se suelen pegar sobre los documentos cuando vagan por las oficinas con sugerencias de cambios.

Gracias a esas notas, podemos saber que nos sugiere cada uno de los que tuvo en sus manos el documento. Y podemos hacer los cambios que nos parecen pertinentes en el momento de recuperar el documento revisado por muchos.

Esto mismo es lo que permite la opción “ Comentario”, del menú “Insertar”. O “Ctrl+Alt+N” si nos gustan los atajos de teclado. El resultado es algo como esto:

Es la forma más respetuosa y menos invasiva de hacer correcciones, por eso es muy recomendada cuando no se quiere invadir el terreno del otro usuario.

El contratiempo es que se duplica el tiempo de trabajo. Es decir, el que hace la nota utiliza tiempo para esto y el que la lee y aplica el cambio en el texto principal, vuelve a consumir el tiempo para el segundo paso.

Control de cambios

Una vez que los equipos de trabajo se agrandan y consolidan, se pueden utilizar otras herramientas que también funcionan en entornos multiplataforma como el del caso.

El control de cambios se utiliza desde las opciones del menú “Editar > Modificaciones”. Lo primero que deberemos hacer es ponerlo a “Grabar”, para que nos muestre todos los cambios que se le hacen al documento desde ese momento en adelante.

A partir de ahí, cada vez que borremos un texto, el mismo se mostrará tachado. Y cada vez que agreguemos un texto, éste se mostrará subrayado. Incluso con un color diferente para cada uno de los correctores que trabajen en el mismo. Una vez corregido, los documentos de texto se verán así:


Observe que también aparece un guión vertical en la línea donde se aplicaron cambios. Y que el color de los cambios coincide con el de la nota al margen.

El siguiente paso, que en el ejemplo lo hacía el gerente de personal, es aprobar o negar los cambios propuestos por los colaboradores. El camino es “Editar > Modificaciones > Aceptar o Rechazar”. Y veremos el siguiente cuadro de diálogo:


Al mismo tiempo que está resaltada la línea, se resalta ese cambio en el texto principal. Uno a uno o todos juntos, podremos aceptar o rechazar los cambios del documento.

Sin importar si se hicieron desde Word ® o desde Writer.

Aquí muestro el caso de un documento con modificaciones hechas desde los dos programas.

Primero Writer:

Ahora desde Word ®

Conclusión

Todo trabajo colaborativo requiere de coordinación y una clara intención de trabajar en grupo. No existe herramienta informática que pueda superar la prueba de la buena voluntad.

Si ya contamos con la intención de solucionar la necesidad, por parte de todos los componentes del grupo de trabajo, tener distintos procesadores de texto ya no es la excusa para no poder trabajar colaborativamente.

Tampoco es excusa para no migrar a OpenOffice.org, que trabajamos con proveedores o clientes que usan otro procesador de textos.

Openoffice.org es un producto maduro, completo, útil y altamente integrado con otros procesadores de textos.

Fuente: Pensia Libre

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